การตรวจนับทรัพย์สินประจำปีที่ใช้ทะเบียนพิมพ์กระดาษเดินติ๊ก ในองค์กรที่มีทรัพย์สิน 2,000 รายการ มักใช้เวลา 3–6 สัปดาห์ และจบด้วยรายการ "หาไม่พบ" ที่ไม่มีใครตามต่อ บทความนี้เล่าขั้นตอนที่ทำให้เสร็จในสัปดาห์เดียว โดยใช้ QR และมือถือของพนักงานเอง
ก่อนเริ่ม: ทะเบียนต้องสะอาดก่อน
QR ช่วยเรื่องความเร็ว ไม่ช่วยเรื่องทะเบียนที่ผิด ก่อนตรวจนับรอบแรกให้ทำ 3 อย่าง
- รวมทะเบียนจากบัญชีและไอทีเป็นชุดเดียว ตัดรายการซ้ำ
- กำหนด "ผู้ถือครอง" และ "สถานที่" ให้ทุกรายการ (ระดับห้อง ไม่ใช่แค่อาคาร)
- ตัดจำหน่ายรายการที่รู้อยู่แล้วว่าไม่มีตัวตน ให้เสร็จก่อนตรวจนับ
ขั้นที่ 1: พิมพ์และติดป้าย QR
พิมพ์สติกเกอร์จากระบบ (รหัสทรัพย์สิน + QR + ชื่อย่อ) ใช้วัสดุที่ทนตามสภาพ: กระดาษเคลือบสำหรับในสำนักงาน โพลีเอสเตอร์สำหรับเครื่องจักรหรือกลางแจ้ง ติดตำแหน่งเดียวกันในทรัพย์สินประเภทเดียวกัน (เช่น มุมขวาบนด้านหลังจอ) เพื่อให้คนนับหาเจอทันที
ขั้นที่ 2: แบ่งรอบตามพื้นที่ ไม่ใช่ตามหน่วยงาน
สร้างรอบตรวจนับต่ออาคาร/ชั้น มอบหมายผู้นับ 2 คนต่อรอบ (คนสแกน คนตรวจสภาพ) ระบบแสดงรายการที่ "ควรอยู่" ในพื้นที่นั้นเป็นเช็กลิสต์
ขั้นที่ 3: สแกนด้วยมือถือ
ผู้นับเปิดหน้าตรวจนับบนมือถือ สแกน QR → ระบบติ๊กพบ บันทึกเวลา ผู้นับ และตำแหน่งที่สแกน ถ้าทรัพย์สินถูกย้ายไปอยู่ผิดพื้นที่ ระบบแจ้งทันทีและเสนอให้ทำใบโอนย้าย ไม่ต้องรอไปแก้ทีหลัง ถ่ายรูปประกอบได้เมื่อพบความเสียหาย
ขั้นที่ 4: จัดการรายการหาไม่พบภายในรอบ
ระบบสรุปรายการหาไม่พบทันทีที่รอบจบ แยกเป็น 3 กลุ่ม: พบในพื้นที่อื่น (โอนย้าย), ทราบสาเหตุ (ส่งซ่อม/ยืม), และหาไม่พบจริง (เปิดใบสอบสวน/ตัดจำหน่าย) — ทำภายในสัปดาห์เดียวกันขณะที่ทุกคนยังจำได้
ขั้นที่ 5: ปิดรอบและส่งรายงาน
รายงานปิดรอบควรมี: จำนวนที่ควรอยู่ / พบ / หาไม่พบ / พบเกิน แยกตามพื้นที่และหน่วยงาน พร้อมรายชื่อผู้นับและเวลา — เป็นรูปแบบที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีขอดูเป็นประจำ
ตัวเลขที่พอคาดได้
ผู้นับ 1 คู่สแกนได้ราว 150–250 รายการต่อชั่วโมงในสำนักงานที่ติดป้ายเรียบร้อย องค์กร 2,000 รายการที่แบ่ง 4 คู่ ใช้เวลานับจริง 1–2 วัน ที่เหลือคือการจัดการรายการหาไม่พบ
ปีแรกจะช้าเพราะต้องติดป้ายและล้างทะเบียน ปีที่สองเป็นต้นไปคือตอนที่เห็นผลเต็มที่