คลินิกส่วนใหญ่ไม่ได้เปลี่ยนโปรแกรมเพราะโปรแกรมเดิม "ไม่มีฟีเจอร์" แต่เพราะฟีเจอร์ที่มีไม่ตรงกับวิธีทำงานจริงหน้าเคาน์เตอร์ — ระบบที่ดูดีในเดโม 30 นาที กับระบบที่พนักงานใช้ทุกวันเป็นคนละเรื่องกัน เช็กลิสต์นี้รวบรวมคำถามที่ควรถามผู้ขายก่อนเซ็นสัญญา เรียงจากเรื่องที่คลินิกมักมองข้ามมากที่สุด
1. ประวัติคนไข้ตามตัวไปทุกสาขาหรือไม่
ถ้ามีมากกว่าหนึ่งสาขา ถามให้ชัดว่า "ฐานข้อมูลกลาง" หรือ "ซิงก์ข้อมูล" — สองคำนี้ต่างกันมาก ระบบที่ซิงก์จะมีช่วงที่ข้อมูลไม่ตรงกัน และเมื่อเน็ตสาขาใดหลุด ข้อมูลจะค้าง ระบบที่ใช้ฐานข้อมูลกลางจริง คนไข้มี HN เดียว แพทย์สาขาไหนเปิดก็เห็นการรักษาครั้งก่อนทันที
2. ซักประวัติ วินิจฉัย สั่งยา อยู่ในหน้าเดียวกันไหม
นับจำนวนคลิกจากตอนเรียกคนไข้เข้าห้องตรวจจนถึงพิมพ์ใบสั่งยา ถ้าเกิน 10 คลิกหรือต้องสลับหน้าจอ 3 หน้า แพทย์จะเลี่ยงไปเขียนกระดาษแล้วให้พนักงานคีย์ทีหลัง — ข้อมูลที่คีย์ทีหลังคือข้อมูลที่ผิดบ่อยที่สุด
3. ระบบนัดหมายเตือนคนไข้เองได้หรือไม่
นัดที่ไม่มีการเตือนมีอัตราไม่มาตามนัดสูงกว่าอย่างมีนัยสำคัญ ถามว่าเตือนผ่านช่องทางไหน (LINE, SMS) ตั้งเวลาเตือนได้ไหม และคนไข้ยืนยัน/เลื่อนนัดเองได้หรือเปล่า
4. ขายคอร์สแล้วตัดครั้งอัตโนมัติไหม
สำหรับคลินิกความงามและกายภาพบำบัด นี่คือหัวใจของรายได้ ระบบต้องบันทึกว่าคอร์สไหนซื้อเมื่อไร ใช้ไปกี่ครั้ง เหลือกี่ครั้ง หมดอายุเมื่อไร และแสดงให้คนไข้ดูเองได้ — ข้อโต้แย้งเรื่องครั้งคงเหลือหายไปทันทีเมื่อทั้งสองฝ่ายเห็นตัวเลขเดียวกัน
5. คนไข้จองคิวเองผ่าน LINE ได้หรือไม่
คลินิกที่รับจองทางแชตแล้วให้พนักงานลงคิวเอง จะเสียเวลาพนักงานวันละ 1–2 ชั่วโมง และเกิดคิวชนเสมอ ระบบที่ให้คนไข้เลือกบริการ วัน เวลา ในไลน์ของคลินิกได้เอง ลดงานส่วนนี้เกือบทั้งหมด
6. การเงินและปิดรอบวันแยกช่องทางรับเงินไหม
เงินสด โอน บัตร QR และการใช้คอร์ส ต้องแยกกันชัดในรายงานปิดรอบ ไม่งั้นสิ้นวันจะกระทบยอดกับเงินในลิ้นชักไม่ได้
7. ข้อมูลผู้ป่วยถูกเข้ารหัสและมีบันทึกการเข้าถึงหรือไม่
พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้คลินิกในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม คำถามที่ควรถาม: ข้อมูลอ่อนไหวเข้ารหัสในฐานข้อมูลไหม แยกสิทธิ์ตามตำแหน่งได้ไหม และมี audit log ว่าใครเปิดดูข้อมูลของใครเมื่อไร
8. ย้ายข้อมูลจากระบบเดิมได้ไหม และใครเป็นคนทำ
ถามให้ชัดว่าผู้ขายทำให้หรือคลินิกต้องเตรียมไฟล์เอง มีค่าใช้จ่ายไหม และตรวจทานอย่างไร คลินิกที่มีประวัติคนไข้หลายพันคนไม่ควรเริ่มระบบใหม่จากศูนย์
9. ติดตั้งที่ไหน ข้อมูลเป็นของใคร
ระบบแบบเช่าใช้ (SaaS) ข้อมูลอยู่กับผู้ให้บริการ ถ้าเลิกใช้ต้องถามว่าส่งออกข้อมูลได้ครบไหม ระบบที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของคลินิกเองหรือคลาวด์ที่คลินิกเป็นเจ้าของ ข้อมูลอยู่ในมือคลินิกตลอด
10. หลังติดตั้งแล้วดูแลอย่างไร
ถามถึงช่วงเปลี่ยนผ่าน (มีคนตอบคำถามพนักงานกี่วัน) การอบรม และสัญญาบำรุงรักษา — ระบบที่ไม่มีคนดูแลหลังติดตั้งจะถูกทิ้งภายใน 3 เดือน
ใช้เช็กลิสต์นี้ถามผู้ขายทุกราย รวมถึงเรา — คำตอบที่ตอบไม่ได้หรือตอบอ้อม ๆ คือสัญญาณที่ชัดที่สุด